散乱した情報を一元管理を目指すプロジェクト!「Evernote活用講座」を開催してもらいました。

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Evernote活用講座を開催してもらいました

キッチンスタジオで毎月「タスク管理講座」や「残業0を実現する講座」を開催しているスタオバさんこと滝川さんに「Evernote活用講座」を開催してもらいました。
滝川さんのブログはこちら

2018年の12月にキッチンスタジオで開催されていたこの講座。参加したかったのですが、どうしても先約があって参加できず・・・。
そこで、滝川さんにお願いして1月30日にリクエスト開催をしてもらいました。

困っていたこと。実現したいこと

何を実現させるためにEvernoteを活用したかったかというと以下の点です。

散乱した情報を一元管理をしたかった

例えば、毎日のToDoリストはこのアプリ、ふと思い浮かんだアイデアのメモはあっちのアプリ、仕事用のフォーマットやテンプレートはあのアプリ、重要なメモはこの手帳、、、という風に、目的に応じてアプリは違うし媒体も違うという、情報とその保存場所が散乱していました。

えーい!アプリと、紙の断捨離だーーーと言っていろいろ削除したり物を捨てたりしても、結局はしばらくするとアプリや紙が増えてきます。
紙を捨てる際に、紙媒体はスキャンしてPDFにしても、あっちのクラウドサーバー、こっちのPC・・・というように保存先もバラバラに。
そこでEvernoteで一元管理できると、アプリも物をスッキリします。
アプリでも、一括買取アプリもあれば月額課金のアプリだってあります。とりあえずEvernoteの無料版で運用して、無駄に払っていた費用も一気にここで断捨離です。

2019年は証憑類を電子化したい

2019年は領収書やレシートなどの電子化にシフトしたかったのです。
2018年6月に「金目の会」に参加して、電子化について少し齧りました。

しかしこの時点は、「もう半年以上の分を紙ベースで保存して運用しているので、このタイミングでは変更したくない」と感じていたのです。
新しいものにはすぐ飛びついてしまいますが、手慣れない事をましてやお金に関わることでひょいひょいを変更するほど自分は器用では無いのです。
今までの「紙ベース」での運用も、日々や月々の業務がスムーズに行くようにかなり改善を繰り返してきました。それをここに来て一気にひっくり返すことは抵抗があったのです。

でも、ずーっとこの「電子化」することは忘れておらず、憧れでもありました。
そんなこともあり、2019年1月というキリの良いところで、電子化へシフトしたかったのです。

講座を受講して得たもの、実現したこと

正直、開催してもらって良かった!と思いました。
いままで、Evernoteは使ってはいましたが、ノートブックの管理がすごく大変でした。
私はクラウドサーバー(データ保存庫)の中はきっちりとフォルダに分けて管理しないと気が済まないタイプで、8〜9割は整然と整っています。(残り1〜2割は”どうでも良いデータ”として放置中。そのうち”要らないもの”として熟成したら捨てる予定ですw)

滝川さんのしょっぱなの言葉そもそも”第二の脳”なのでランダムに入れて良いんです。なぜならば検索機能が優れているからという言葉で、今までの私の中の古い”理路整然とした分類法”をぶっ壊されてました。
ひとつのパラダイムシフトが起きた瞬間です。

例えるなら、ホームセンターや無印良品などに行って小さな引き出しを買ってきて、あれはこの引き出しこれはその引き出しという風に仕舞う位置を決めて、テプラでラベルを貼っていたのが、いままでの私のフォルダ管理的なやりかた
Evernoteは、もうあれもこれもそれもぜーんぶこの大きなダンボール箱に入れていいんだよ、欲しい物はEvernoteが探してきてくれるから。というのがEvernoteでの検索タグ的管理方法

講座では、検索の為のちょっとしたコツを教えてもらいました。
それと、Evernoteに資料や写真や記録やデータの保存をするときに、連携すると良いアプリをいくつか紹介してもらいました。そして、もうその場で即買いです。
ぐじぐじ考えてみるよりもまずは実行です。

一晩明けて、興奮が落ち着いた翌朝である今朝、Evernoteのノートブック(PCで言う所のフォルダ)をこのように、自分のニーズに合わせて構成し直しました。
今までキチンキチンと管理していた、22個のノートブックはすべて「アーカイブ」へ放り込んでおしまい(笑
あとは、検索機能が探し出してくれます。

感想

これは2019年は楽になるぞーー!というのが一番の感想です。
今までの「時間コスト」がこれでカット
伝票整理や、データの保存・整理に費やしていた時間を、もっと生産的なことに注ごうと思います。
このブログを更新するとかね!
今までは「なんとなーく・・・こんな感じかな?」と、テキトーに使っていたEvernoteが一気に私の秘書代わりです。
実際の課金によるコストカットと、時間コストカットとダブルの効果ですね。
(そのうち、Evernoteを有料化しても、今回課金コストをカットできているので、それでペイできるのです。)

また、あっちのアプリ、こっちのフォルダ、あそこの紙フォルダと、それを探すだけでもストレスだったのが、少し軽減されるのではと期待しています。

講座に支払った以上のリターンを感じた講座でした!

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