タスク管理:さゆりっぷ流。よちよち歩きのアナログタスク管理

『タスク管理』永遠のテーマです。
良い習慣を身に着けたり、目標に向かってコツコツ積み上げることをしたり。という事だけでなく、悲しいかな、年と共に忘れっぽくなってしまって、肝心な事すらウッカリ八兵衛です。

今まで、iPhoneアプリで良いものがあると聞けばダウンロードして試しに使ってみたり。しかし、IT音痴のために管理する以前のオペレーションの習得に時間がかかってしまって嫌になったり。
良い手帳があると聞けばAmazon様にお願いして届けて貰っては見るものの、あっちの手帳、こっちの手帳と書き散らかしては嫌になったり。
時間管理術、タスク管理術、ノート術、GTD管理に関するさまざまな本を読み漁ったり。GTD管理が良いのか、時間とタスクが両方管理できる方が良いのか?アナログのノートが良いのか?
散々試行錯誤しているうちに、どんどんタスクが積みあがっていく一方でした。

しかし、ここ最近、自分的にいい具合に回り始めています。
方法は超アナログな方法に落ち着いています。

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スケジュール管理はGoogleカレンダーで

スケジュールは全てGoogleカレンダーに集約しています。
理由は、複数の予定を管理しなくてはならないからです。

  1. キッチンスタジオのご予約カレンダー
    お客様にも見られるように全公開しています。
  2. 自分の予定を入れるカレンダー
    1のキッチンスタジオのカレンダーと一緒に見られるようにしていて、ご予約やキッチンでのイベントに支障が無い様に、自分の予定を組んで行くためです。
  3. リピートタスク用カレンダー
    日々の繰り返して行う、リピートタスク(例えばトレイ掃除や、お風呂、歯磨き、毎日ちょっとずつやる勉強など)を入れるカレンダーです。
    1と2の状況を見ながら3がどのタイミングでやれるのかを見計らうためです。
  4. ログ
    たすくまで取ったログが入るカレンダーがありましたが、現在は使っていません。

この様に3つのカレンダーを使っています。毎週の週次レビュー時にスケジュール調整をしています。しかし、あくまでも”目安”として使っている感じです。

最強コンビ!横軸日付の手帳と日記で補強しています。

Googleカレンダーが日々の予定を入れるわけですが、これはほぼ対外的な予定を入れています。
それに対して、自分にとって「やりたいこと」「やらないといけないこと」は超アナログな手帳で管理しています。

2015年末にフランクリンプランナー手帳を大枚はたいて買いました。しかし、自分の生活を振り返ってみると月曜日~日曜日までまんべんなく予定が入っているタイプなので、土日の欄が小さなリフィルに限界を感じてきました。
そこで、活躍し始めたのが「黒革の手帳」ではなく、黒表紙の『VISUALIFE』です。
キッチンスタジオや、ものくろキャンプのイベント運営をしていると、どうしてもプロジェクト管理が必要になってきます。しかし、企業でいうところのガチなプロジェクト管理というよりも、もっとライトな”この日までにこれをやること”的なデッドラインを掴んでおく必要があります。
その時に活躍するのが、VISUALIFEです。

もう一冊一緒に使っているのが、無印良品の1週間1ページになっているA5サイズのウィークリーノートです。
VISUALIFEが”将来”にフォーカスしているのに対して、こちらのウィークリーノートは”過去”にフォーカスしています。
岡田斗司夫さんのスマートノートを実践していて、毎日やった事を書き残しています。

「未来」と「過去」をこの2冊でチェックし記録している訳です。

使い方:VISUALIFE

VISUALIFEは、イベントを日付のところに書き込んで、イベントのこの時点でこんな準備が必要だという事を書き込んでいます。
また、矢印や色ペンで、そこに思いついた事や、「これリスケしないとこの先立ち行かない・・」という事など、どんどん追加して書き込んでいます。
整然と書いているのではなく、にぎやかに書き込んでいます。
そこに付箋で追記事項を書いて貼っていて、例えばお料理会のメニューと買出しリストは付箋にして貼っておけば、ノートを持ち歩かないでも、買出しに行く時に持っていく物は付箋一枚で済みますし、終わったらまたノートに張り付けておいて過去の記録と併用しています。

VISUALIFEには、ノートの後半にブロックタイプのマンスリーのページがあります。
そこには通常スケジュールや予定を書き込む訳ですが、それを自分で十字に線引きして、第一領域~第四領域まで書き込めるエリアにしています。
スケジュールに書き込んだプロジェクトを進めるために必要なタスクを、その時々で第一領域から第四領域までに付箋て貼り分けて、不要な作業は切り捨てて行って(でも忘れないために書き残す)どこが緊急性が高いのか、緊急性が低いけれども重要なことはなにかをチェックするページにカスタマイズしています。
今は第四領域だけど、いずれ第二領域となる場合もある訳です。その時々に応じて領域移動をしやすくするために付箋を使っています。

ここで書き出された「重要かつ緊急なこと」「重要であるが緊急でないこと」を、朝起きたらGoogleカレンダーの予定とにらめっこして、『今日やりたいこと』としてiPhoneに書き出します。

この時に書き出すのは、たくさん書くと「あぁ・・・今日もタスクを積み残してしまった・・・」と凹むだけですので、少な目に書き出します。
もし、全部やれたら、その時に追加書き出しすれば良いわけです。

使い方:無印良品のウィークリーノート

そして翌朝一番に、タスクのチェックと書き出しをする前に、前日やったことを記録します。記録は「スマートノート」術にあるように5個まで。多くても6個ぐらいです。
右側のページには「記録」を書き留めて、左側のページには「感じたこと」を書いています。
前日のPDCAをここで回しています。

PDCAとプロジェクト管理で日々のタスクが良い感じに回り始めています

これら2冊のノートはとても薄いのです。厚さ約5ミリ足らずです。おかげで軽いのです。バッグがいつもなんやかんや詰め込んでいて重いのが悩みの種でしたが、両方とも1冊約100ぐらむ前後の軽さは”正義”ですね!

2冊ともこのポーチに入りますし、ポーチの手前のポケットにはペンが数本入っていて持ち歩きも便利です。
ウィークリーノートの方は、朝、家で振返りをすることが殆どなので旅行に行くとき以外は持ち歩かないので、さらに軽くなります。

ライフハック系のプロフェッショナルな方や、タスク管理のプロからしたら、ずいぶんアナログな泥臭い管理方法かもしれません。
しかし、今一番私にとって「上手くいっている」パターンなので嬉しいのです。ようやく見つけた!勝パターンです。

使いながら少しずつ改善点も見つけていって、気持ち良く毎日が過ごせるコツを手さぐりで探していこうと思い増す。

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